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Groupe de Travail du 30 juin 2015 Simplification des tâches dedirection

publié le 14 avril 2016

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Le groupe de travail sur la simplification des tâches de direction a traité de deux thèmes majeurs : les problématiques liées au numérique et le rôle des directeurs dans l’intégration des stagiaires.
Comme l’académie s’y était engagée, le personnel de la DSI (direction des services informatiques) était présent. Comme lors du GT précédent, les représentant-es du SNUipp-FSU se sont engagés dans les discussions pour porter les problématiques soulevées par les collègues et obtenir des avancées concrètes sur ces questions.

BE1D/GEPI/ Registre matricules

Le SNUipp-FSU avait soulevé plusieurs problèmes et porté des revendications lors du GT précédent :

  • la triple saisie Be1d, Gepi, registre matricule.
  • le fait que Be1d ne soit pas opérationnel avant la rentrée
  • le transfert de Gepi sur Be1d non régulier ni correct
  • l’historique sur Be1d qui est trop court pour permettre l’édition de certificats de scolarité sur des périodes anciennes.

    Base élèves n’a pas toutes ses fonctionnalités avant la rentrée, notamment l’édition de documents utiles pour préparer la rentrée. La bascule de Gepi sur Be1d ne se fait que du 31 août au 1er septembre. L’académie va demander au ministère que cette bascule soit décalée.
    Le personnel de la DSI a expliqué que la bascule de Gépi sur Be1d se fait deux fois par semaine, le mercredi en fin de matinée et le vendredi, sous la forme d’état d’inscrits. Cependant, l’élève n’est intégré dans la base que lorsqu’il est admis sur Be1d .Les directeurs doivent de surcroit compléter les champs de Be1d qui ne sont pas renseignés lors de l’inscription en Mairie. Il faut, en résumé admettre sur Gepi et sur Base élève, puis saisir des données dans chaque dossier d’élève, c’est une surcharge le travail inutile qui doit être discutée avec la Dasco. Pour le SNUipp-FSU, cette double saisie doit cesser et il est primordial que ce soit le système Education Nationale qui prime.

Pour actualiser une adresse sur Be1d : Depuis 2 ans, la mairie ne renseigne que les champs obligatoires sur Gepi, c’est à dire les champs concernant l’élève et ceux d’un seul représentant légal. C’est au directeur de renseigner les champs de l’autre représentant légal.
L’académie va donc demander à la mairie d’intégrer les données sur ce second représentant légal.
Elle va également étudier la possibilité d’édicter des fiches de renseignement Education Nationale afin que les écoles parisiennes ne soient pas obligées d’utiliser les seules qui existent, soit celles de la Dasco qui ne sont pas adaptées.

Be1d ne permet pas d’avoir l’historique de la scolarité d’un élève afin d’éditer les certificats de scolarité nécessaires notamment aux dossiers de demandes de naturalisation. Il faut donc très souvent reprendre le registre matricule remplir à la main tous les certificats de scolarité nécessaires. Le SNUipp-FSU dénonce également le fait que ces certificats soient à l’en tête de la mairie. L’académie va effectuer la démarche auprès de la Cnil afin que cet historique soit disponible sur une plus grande période.
En attendant le SNUipp-FSU a demandé que soient fournis des certificats de scolarité à l’en-tête de l’Éducation Nationale, ce qui a été entendu.

Pour éviter d’avoir également à renseigner le registre matricule, l’académie propose de sortir les données papier de Be1d pour les coller sur le registre matricule. Le SNUipp-FSU a demandé à ce que l’académie s’assure que cette manipulation soit bien règlementaire, sachant que le directeur est officier d’état civil par délégation. Il sera vigilant sur le fait que la manipulation ne soit pas qu’une complication supplémentaire.

Enfin, M Larronde, IA adjoint s’est engagé à vérifier ce à quoi ont accès les inspecteurs de circonscription pour éviter qu’ils ne demandent aux écoles des informations dont ils disposent déjà, pour certaines enquêtes notamment. Exemple : maintiens et passages anticipés.

Messagerie académique

Le SNUipp-FSU avait demandé une amélioration de l’ergonomie et de la capacité de la messagerie académique. Nos demandes ont été entendues. La capacité de la messagerie école ainsi que celle des directeurs vont être augmentées.
Concernant la facilité d’utilisation de ces messageries, l’académie a demandé aux représentants syndicaux de lui faire remonter les demandes de simplification.
En ce qui concerne le filtrage des spams, même s’il existe un tutoriel sur l’espace directeur, le personnel de la DSI s’est engagé à étudier des possibilités d’améliorer le tri effectué au départ. L’idée d’instaurer un code couleur pour distinguer les messages de l’académie et des circonscriptions des autres à partir de l’adresse ac-paris.fr a été retenue.

Portail directeur

Le SNUipp-FSU a porté l’exigence d’une refonte complète du portail directeur afin qu’il devienne un réel outil de travail où les directeurs puissent trouver aisément les documents dont ils ont besoin. La DSI va rénover l’espace directeur sur le même modèle que ce qui va être fait sur l’ensemble des sites des circonscriptions. En effet, ceux-ci auront tous prochainement la même maquette.
Une nouvelle maquette sera proposée aux membres du groupe de travail afin qu’ils puissent l’amender.
Le circuit de transmission des informations va également être revu pour éviter les doublons et triplons qui encombrent les messageries et une lettre mensuelle ou bi-mensuelle listant les nouvelles circulaires sera envoyée. Un lien vers la Masesh sera intégré à l’espace directeur du portail.

Espace collaboratif

Grâce à Synbox, chaque école peut avoir un espace collaboratif protégé dans lequel des calendriers, des documents et informations peuvent être déposés et partagés par tous les collègues de l’école. Les écoles doivent faire appel à leur FIP pour qu’il puisse apporter son soutien à sa mise en place et à son suivi.

Intégration des stagiaires

Le SNUipp-FSU a porté la nécessité d’accompagnement des collègues dirigeant des écoles où sont affectés des stagiaires. Un guide d’intégration des stagiaires existe déjà et est édité par l’Espe. Ce guide sera intégré au portail directeur.
Pour faciliter l’accès aux informations, l’académie s’est également engagée à élaborer un mémento à destination exclusive des directeurs/trices. Le projet de mémento sera envoyé aux directeurs/trices participant au groupe de travail afin qu’ils puissent donner leur avis.

Le prochain groupe de travail devrait se tenir à la rentrée. L’objectif du SNUipp-FSU est que les engagements de l’académie soient tenus au plus vite ainsi qu’un gt commun avec la Dasco.


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